A prestação de contas do condomínio é o momento em que
o síndico, juntamente ao conselho fiscal, pode mostrar aos moradores como o
financeiro está sendo gerido. Esse é um momento muito importante, afinal, há
vários casos de gestões condominiais em que os condôminos sofreram graves
prejuízos devido à irresponsabilidade dos gestores.
Por isso, um síndico que preza pelo seu trabalho e
pelo bem-estar de todos, deve fazer uma prestação de contas detalhada. Esse é o
momento em que os moradores vão reconhecer seu trabalho e onde a taxa
de condomínio será justificada. Além disso, mantem-se a
transparência e garante-se a eficiência do trabalho realizado.
Pensando nisso, neste artigo explicaremos tudo o que
você precisa saber sobre o assunto. Leia!
Entendendo os termos contábeis
O primeiro passo é entender os termos contábeis para repassá-los
aos condôminos. Nesse processo, você pode solicitar a ajuda da sua administradora
de condomínio.
Os conceitos mais utilizados são:
- resultado do exercício: é o saldo da gestão, ou seja, o total de receita menos o total das despesas;
- resultado corrente: considera também a receita menos as despesas, porém, sem os recebimentos e gastos extraordinários;
- resultado transitado: são os valores que já estavam na conta do condomínio antes da gestão atual;
- resultado a transitar: quantidade somada do resultado transitado mais o saldo que restou da gestão. Este pode ser alocado para a conta poupança do condomínio.
Montando os relatórios
O próximo passo para realizar a prestação de contas do
condomínio é elaborar os relatórios, isto é, o fechamento do balanço anual. Estes
podem ser registrados em uma planilha e até formalizados e um documento
escrito. São eles:
- relatório de orçamento: analisar o planejamento financeiro feito no início da gestão e comparar com os gastos feitos, verificando as diferenças e porque elas ocorram, se houverem;
- relatório de receita: taxa condominial e multas devem contabilizadas nesse relatório, além de considerar os condôminos inadimplentes e adimplentes;
- relatório de despesas: contabilizar todas as despesas do condomínio (fixas, variáveis e extras), também detalhando quais foram os gastos e porque aconteceram;
- balancete: geralmente é feito mensalmente, onde há a contabilização do saldo entre as despesas e a receita condominial.
Organizando a documentação
Para fazer a prestação de contas e provar os gastos, é
necessário apresentar um conjunto de documentos, como notas fiscais,
comprovantes, extratos, entre outros. Em termos técnicos essa documentação é
assim chamada:
- certidões do INSS, FGTS e Receita Federal, tanto do condomínio quanto da administradora e empresas terceirizadas;
- certificado do AVCB e da brigada de incêndio e demais inspeções de segurança;
- atestados de manutenções prediais;
- declarações de impostos;
- pasta de prestação de contas, que deve conter o demonstrativo das despesas, balancetes e todas as Notas Fiscais dos gastos da gestão.
Apresentando a prestação de contas
Por fim,
chegou o momento de apresentar tudo isso de maneira simples e direta aos
condôminos. Isso é feito em uma Assembleia Ordinária ainda mais completa e
exige atenção redobrada para transmitir a maior transparência possível e não
deixar passar nenhum erro.
Pode-se
utilizar na apresentação um power point ou mesmo distribuir uma cartilha com
tudo o que será discutido mais o detalhamento de cada parte. Comece fazendo uma
comparação com as gestões anteriores para que todos entendam possíveis
mudanças. Depois, para apresentar as receitas e gastos, separe por categorias,
como funcionários, energia, manutenções, etc.
O próximo
passo é apresentar os comprovantes dos gastos e mostrar os extratos da conta do
condomínio. Por fim, dê um espaço para a colocação de dúvidas e objeções,
analisando com cautela cada uma delas.
É essencial
fazer a prestação de contas do condomínio de forma mais detalhada e direta
possível, dando espaço para os questionamentos os moradores. Assim, esse é um
momento extremamente relevante para que o síndico garanta o bom resultado de
sua gestão.
Deseja saber
outras maneiras de manter a transparência da gestão condominial? Então leia
este outro artigo
do nosso blog sobre o assunto!
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