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Gestão de documentos do condomínio residencial

Como um negócio, o condomínio que é legalmente fundado dispõe de vários documentos. Os documentos são de grande importância para a colheita de dados e do acompanhamento das informações. É importante guardar toda essa papelada para precaver os moradores e os funcionários de possíveis falhas e problemas. 

É esse arquivamento da documentação, é algo que demanda muito cuidado, uma vez que a cada mês mais documentos são gerados nos arquivos do condomínio. O armazenamento é fundamental, visto que auxilia na prestação de contas, fazendo com os moradores confiem mais na gestão. 

Quais são os principais documentos de um condomínio residencial? Por quanto tempo deve-se manter esses arquivos? Para tirar essas e outras dúvidas, continue lendo o nosso artigo. 

Descubra qual a documentação básica de um condomínio residencial 

Como já foi citado acima, é importante que haja o arquivamento dos papéis e que estes sejam acessíveis e disponíveis para todos os moradores. Veja quais são essas documentações: 

  • Documentação pessoal dos condôminos e funcionários;

  • Comprovantes de pagamento das contas de luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, etc.;

  • Regulamento interno;

  • Atas de assembleia;

  • Convenção do Condomínio

  • Livro de presença dos condôminos em Assembleia;

  • Cadastro dos Condôminos;

  • Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica - Cadastro atualizado dos moradores;

  • Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais;

  • Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos;

  • Apuração das contas da administração anterior;

  • Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc...);

  •  RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio;

  • Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública);

  • Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses);

  • Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores;

  • A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.

Vale ressaltar que o armazenamento destes documentos é exigido pela legislação, e que cada documentação tem um tempo de arquivamento, uns podem chegar a três décadas e outros que não podem ser desfeitos, tais como processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Eles são bastante úteis como evidência e precaução e futuras demandas trabalhistas ou vistorias que podem ser realizadas a qualquer instante. 

gestao-de-documentos

Aprenda como organizar os documentos 

Os documentos devem estar sempre à mão, e por isso, não é aconselhável que os papéis fiquem na casa do gestor. O indicado é que seja separado um pequeno espaço dentro do condomínio para o armazená-los em segurança, e a entrada deverá ficar restrita ao síndico. Visto isso, vamos as dicas que separamos para vocês:

-  Divida os documentos por categorias:

Cartas, recibos de pagamento, boletos, entre outros. Ao dividi-los assim, você não gastará muito tempo procurando. Além disso, coloque marcadores para papeladas sigilosas e que tenham uma maior relevância.  

-  Digitalize os documentos

Essa prática assegura a segurança dos papéis, uma vez que você consegue salvá-los em plataformas digitais, impedindo danos e perdas. Mas, não se esqueça de ter documentos físicos e de averiguar a sua validade jurídica em meios digitais

Cuidados que você deve tomar ao digitalizar um documento

É importante que haja a certificação digital das papeladas. Essa ação pode ser realizada através de Autoridades Certificadoras que garantem desenvolvimento na propagação de dados. 

Somente o gestor pode requerer a identidade virtual, que na maior parte dos casos, isenta a presença física para a autenticação da assinatura ou emissão da documentação. É um ótimo instrumento de administração e gestão dos trabalhadores e dos prestadores de serviços. 

Peça a ajuda de uma administradora de condomínios

Um gestor de um condomínio residencial pode se sentir atarefado e cobrado, por conta da obrigação e atribuições do cargo.  

A melhor forma de facilitar e descomplicar essas burocracias é contratando uma administradora de condomínios. Esse tipo de serviço te oferecerá melhorias no gerenciamento das áreas de recursos humanos, financeira e jurídica. A administradora será encarregada em ajudar o síndico em todos os pontos relativos ao gerenciamento do condomínio residencial. 

A organização da documentação de um condomínio traz um ótimo amparo para o síndico. Além de ficar reconhecido por sua gestão de qualidade, ele assegura a segurança da papelada que necessita ser armazenada, seja em sua forma física ou digital. Isso evitará muitos problemas e te deixará mais tranquilo. 

A Casa te proporciona isso e muito mais. Entre em contato conosco para gestão e armazenamento das papeladas. Garanta a segurança de todos.  Facilite o dia a dia do seu condomínio você também. 

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